Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Für viele kleine Betriebe kam die Umstellung überraschend, obwohl sie lange angekündigt war. Wer bisher mit PDF-Anhängen gearbeitet hat, stellt schnell fest: ein PDF ist noch keine E-Rechnung.
Was eine E-Rechnung von einem PDF unterscheidet
Eine E-Rechnung im Sinne der Vorschrift ist ein strukturierter Datensatz, den Software direkt auslesen kann. Ein eingescanntes Papier oder ein per Mail verschicktes PDF erfüllt das nicht, weil ein Programm daraus die Beträge nicht zuverlässig herausziehen kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931, die in Deutschland vor allem über zwei Formate umgesetzt wird.
XRechnung ist ein reines XML-Format. Es ist für Menschen ohne Hilfsmittel kaum lesbar, für Buchhaltungssysteme dafür eindeutig. Wer an öffentliche Auftraggeber liefert, kennt es bereits, dort ist es seit Jahren Pflicht.
ZUGFeRD geht einen Zwischenweg: Es ist ein PDF, in das der strukturierte Datensatz eingebettet ist. Der Empfänger sieht ein normales Dokument, seine Software liest zusätzlich die Daten aus. Für Betriebe mit gemischter Kundschaft ist das oft der bequemere Einstieg.
Was jetzt schon gilt und was später kommt
Die Pflichten greifen gestaffelt. Der Empfang ist bereits verbindlich: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Es genügt nicht, sie ungelesen abzulegen.
Beim Versand gelten Übergangsfristen, die sich nach der Größe des Betriebs richten. Kleinere Unternehmen haben länger Zeit, bevor sie selbst ausschließlich elektronisch fakturieren müssen. Wer die Frist abwartet, verschenkt allerdings den eigentlichen Nutzen, denn die Umstellung spart vor allem beim eigenen Papierkram.
Der praktische Einstieg
Drei Schritte reichen für den Anfang:
- Empfangsweg klären. Eine feste Mailadresse nur für Rechnungen, die auch tatsächlich jemand liest. Das klingt banal, ist aber die häufigste Lücke.
- Buchhaltung prüfen. Die meisten gängigen Programme können XRechnung und ZUGFeRD inzwischen. Oft fehlt nur die Freischaltung oder ein Update.
- Archivierung mitdenken. Aufbewahrungspflichten gelten für den strukturierten Datensatz, nicht für den Ausdruck. Wer die XML-Datei wegwirft und nur das PDF behält, hat formal nicht archiviert.
Der häufigste Fehler
Viele Betriebe kaufen zuerst Software und überlegen danach, wie ihre Abläufe eigentlich aussehen. Sinnvoller ist die umgekehrte Reihenfolge. Wer aufschreibt, wie eine Rechnung heute durch den Betrieb läuft, vom Auftrag über die Freigabe bis zur Zahlung, erkennt meist schnell, an welcher Stelle es klemmt. Häufig ist es nicht die Technik, sondern eine ungeklärte Zuständigkeit.
Die E-Rechnung ist deshalb weniger ein IT-Projekt als eine Gelegenheit, den eigenen Rechnungslauf einmal sauber zu ordnen. Betriebe, die das nutzen, berichten hinterher selten von der Software, sondern davon, dass Zahlungen schneller eingehen.