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Zum 1. Januar 2027 wird es für viele Betriebe ernst: Wer im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz gemacht hat, muss ab dann echte E-Rechnungen an inländische Geschäftskunden ausstellen. Papier und PDF sind für diese Betriebe dann keine Option mehr. Was bis Silvester zu tun ist, lässt sich in vier Schritten zusammenfassen.

Was sich wirklich ändert

Empfangen müssen alle Betriebe E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Dafür genügt nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums ein einfaches E-Mail-Postfach. Neu ist ab 2027 die Pflicht zum Ausstellen, und sie trifft zunächst nur die größeren Betriebe. Ab dem 1. Januar 2028 fällt die Umsatzgrenze weg und die Pflicht gilt für alle inländischen Geschäftskunden-Umsätze, unabhängig von der Betriebsgröße.

Die 800.000-Euro-Grenze richtig rechnen

Hier steckt der häufigste Irrtum. Gemeint ist der Gesamtumsatz des Betriebs im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, nicht der Anteil, der auf Geschäftskunden entfällt. Wer überwiegend an Privatkunden verkauft und dabei über die Grenze kommt, ist trotzdem betroffen, sobald auch nur eine Rechnung an einen Geschäftskunden geht.

Maßgeblich ist das Jahr 2026. Was Ende Dezember in der Buchhaltung steht, entscheidet also darüber, was ab Januar gilt.

Ein PDF ist keine E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist gesetzlich eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. In der Praxis sind das XRechnung und ZUGFeRD. Eine PDF-Datei, auch wenn sie per Mail kommt, erfüllt diese Anforderung nicht. Sie gilt als sonstige Rechnung.

Bei ZUGFeRD steckt ein XML-Datensatz im PDF. Wichtig für die Praxis: Weichen der sichtbare PDF-Teil und der XML-Datensatz voneinander ab, ist nach einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2025 ausschließlich der strukturierte Teil maßgeblich. Wer nur auf den Ausdruck schaut, prüft die falsche Datei.

Wer außen vor bleibt

• Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen dauerhaft als sonstige Rechnung ausstellen, also weiter auf Papier oder als PDF. Empfangen und archivieren müssen sie E-Rechnungen trotzdem.
• Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro brutto dürfen weiter als PDF oder auf Papier laufen.
• Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die Pflicht, ebenso bestimmte steuerfreie Umsätze wie viele ärztliche Leistungen.

Vier Schritte bis Silvester

1. Umsatz feststellen. Den voraussichtlichen Gesamtumsatz 2026 aus der Buchhaltung ablesen und schriftlich festhalten, ob er über oder unter 800.000 Euro liegt. Davon hängt alles Weitere ab.
2. Rechnungspostfach einrichten. Eine eigene Adresse nur für Rechnungen, die den Geschäftskunden aktiv mitgeteilt wird. Sonst landen E-Rechnungen in Postfächern, die niemand regelmäßig durchsieht.
3. Software prüfen. Kann das vorhandene Programm XRechnung oder ZUGFeRD wirklich erzeugen, nicht nur ein PDF anhängen? Für das reine Lesen eingegangener XML-Rechnungen stellt die Steuerverwaltung unter ELSTER einen kostenlosen Viewer bereit.
4. Archivierung klären. Aufzubewahren ist acht Jahre lang der strukturierte Datenteil, also die XML-Datei selbst. Ein Ausdruck oder ein abgespeichertes Sichtbild genügt nicht.

Wie weit der Mittelstand ist

Eine Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks zeichnet ein nüchternes Bild: Anfang 2026 stellte gut ein Drittel der befragten Betriebe selbst E-Rechnungen aus, und nur rund ein Drittel archivierte sie in einem ordnungsgemäßen System. Knapp die Hälfte bewertete den Empfang als aufwendiger als bei PDF-Rechnungen. Die Einführung kostete im Schnitt knapp 3.000 Euro einmalig und rund 800 Euro im Jahr.

Der Handwerksverband hat im Sommer 2026 eine Verschiebung der Ausstellungspflicht auf 2028 gefordert. Eine gesetzliche Änderung gibt es bislang nicht. Wer zur betroffenen Gruppe gehört, sollte deshalb mit dem 1. Januar 2027 planen und nicht auf eine Fristverlängerung hoffen.

Quellen: Umsatzsteuergesetz, insbesondere die Übergangsregelung zur obligatorischen E-Rechnung sowie die Vorschriften zu Rechnungen und Aufbewahrung; Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung zu Kleinbetrags- und Kleinunternehmerrechnungen; Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15. Oktober 2025; Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks, veröffentlicht 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.

Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Für viele kleine Betriebe kam die Umstellung überraschend, obwohl sie lange angekündigt war. Wer bisher mit PDF-Anhängen gearbeitet hat, stellt schnell fest: ein PDF ist noch keine E-Rechnung.

Was eine E-Rechnung von einem PDF unterscheidet

Eine E-Rechnung im Sinne der Vorschrift ist ein strukturierter Datensatz, den Software direkt auslesen kann. Ein eingescanntes Papier oder ein per Mail verschicktes PDF erfüllt das nicht, weil ein Programm daraus die Beträge nicht zuverlässig herausziehen kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931, die in Deutschland vor allem über zwei Formate umgesetzt wird.

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Wer ein kleines Unternehmen führt, kommt um ein Online-Geschäftskonto nicht mehr herum. Was vor zehn Jahren noch als bequemer Zusatz galt, ist heute der zentrale Hebel für die tägliche Finanzorganisation. Allerdings unterscheiden sich die Anbieter und Konditionen erheblich, gerade wenn man die Anforderungen eines klassischen Mittelständlers mit denen einer reinen Online-GmbH vergleicht. Ein hilfreicher Einstieg ist dieser Vergleich von Internet-Konten, der die typischen Anbietergruppen nach Funktionsumfang, Kosten und Schnittstellen gegenüberstellt.

Was kleine Unternehmen wirklich brauchen

In den Gesprächen mit Unternehmern in der Region taucht selten der Wunsch nach extravaganten Banking-Features auf. Was wirklich gebraucht wird, ist deutlich pragmatischer. Schnelle Überweisungen, eine zuverlässige Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware, mehrere Nutzer mit unterschiedlichen Rechten und idealerweise eine virtuelle Karte für Online-Einkäufe. Wer ein Ladengeschäft führt, will außerdem oft eine angebundene Zahlungsterminal-Lösung haben. Wer im Dienstleistungsbereich arbeitet, schätzt eine ordentliche Rechnungstool-Integration mehr als jede Mobile-Banking-Animation.

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In den meisten Gesprächen, die wir mit kleinen Unternehmen in Hannover und der Region führen, taucht früher oder später die gleiche Frage auf: Wo soll man bei der Digitalisierung eigentlich anfangen? Wer schon einmal versucht hat, sich durch Trendbegriffe wie Cloud, KI, Robotic Process Automation und ähnliche Schlagwörter zu lesen, landet schnell bei Frust. Wir haben deshalb einen einfachen Fünf-Schritte-Rahmen, der für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen funktioniert.

Schritt 1: Bestandsaufnahme statt Werkzeugkauf

Der häufigste Fehler ist, dass Unternehmen zuerst Software kaufen und sich erst danach fragen, was sie damit eigentlich verbessern wollen. Wir empfehlen umgekehrt zu beginnen. Welche Arbeitsabläufe kosten heute am meisten Zeit? Wo gehen Informationen verloren? Wo doppelt jemand Daten ab, die anderswo schon vorhanden sind? Eine ehrliche Bestandsaufnahme dauert je nach Betriebsgröße zwei bis fünf halbe Tage und liefert die Grundlage für alles weitere.

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