Wer ein kleines Unternehmen führt, kommt um ein Online-Geschäftskonto nicht mehr herum. Was vor zehn Jahren noch als bequemer Zusatz galt, ist heute der zentrale Hebel für die tägliche Finanzorganisation. Allerdings unterscheiden sich die Anbieter und Konditionen erheblich, gerade wenn man die Anforderungen eines klassischen Mittelständlers mit denen einer reinen Online-GmbH vergleicht. Ein hilfreicher Einstieg ist dieser Vergleich von Internet-Konten, der die typischen Anbietergruppen nach Funktionsumfang, Kosten und Schnittstellen gegenüberstellt.
Was kleine Unternehmen wirklich brauchen
In den Gesprächen mit Unternehmern in der Region taucht selten der Wunsch nach extravaganten Banking-Features auf. Was wirklich gebraucht wird, ist deutlich pragmatischer. Schnelle Überweisungen, eine zuverlässige Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware, mehrere Nutzer mit unterschiedlichen Rechten und idealerweise eine virtuelle Karte für Online-Einkäufe. Wer ein Ladengeschäft führt, will außerdem oft eine angebundene Zahlungsterminal-Lösung haben. Wer im Dienstleistungsbereich arbeitet, schätzt eine ordentliche Rechnungstool-Integration mehr als jede Mobile-Banking-Animation.
Klassische Hausbanken oder Online-Anbieter?
Die Entscheidung zwischen einer regionalen Sparkasse, Volksbank oder einem reinen Online-Anbieter wird oft emotional getroffen. Sachlich betrachtet hat beides Vor- und Nachteile. Die regionale Hausbank punktet mit persönlichem Ansprechpartner, Filialnetz für Bareinzahlungen und etablierten Kontokorrentlinien. Online-Anbieter sind in der Regel günstiger, schneller in der Kontoeröffnung und haben modernere Schnittstellen. Für viele KMU ist eine Mischung sinnvoll, also ein Hauptkonto bei der Hausbank und ein zweites Online-Konto für schnelle Transaktionen oder für eine Tochterfirma.
Kostenstruktur ehrlich betrachten
Die monatliche Kontoführungsgebühr ist nur ein Teil der Wahrheit. Spannender wird es bei den Transaktionskosten. Manche Banken erheben für jede Buchung eine kleine Gebühr, andere bieten Flatrates. Bei einem Handwerksbetrieb mit fünfhundert Eingangsrechnungen im Monat kann das einen dreistelligen Unterschied im Jahr bedeuten. Auch die Gebühren für Auslandsüberweisungen, Bargeldabhebungen am Geldautomaten und für Karten unterscheiden sich teils erheblich. Eine ehrliche Rechnung anhand der eigenen letzten zwölf Monate hilft, die richtige Wahl zu treffen.
Schnittstellen zu Buchhaltung und Steuerberater
Das ist der Punkt, der im Alltag am meisten Zeit kostet, wenn er nicht stimmt. Wer Belege manuell ins Buchhaltungstool eintippt, verliert pro Woche schnell zwei bis vier Stunden. Wer hingegen eine direkte API-Anbindung zwischen Konto und Buchhaltung hat, kann täglich automatisch alle Bewegungen synchronisieren und nur noch die Belege zuordnen. Viele moderne Anbieter haben standardmäßig Schnittstellen zu DATEV, Lexware oder sevDesk. Wer mit einem Steuerberater zusammenarbeitet, sollte vorher abklären, welche Formate dieser bevorzugt.
Sicherheit und Mehrnutzer-Konzept
Wer im Unternehmen mehr als zwei Personen mit Banking-Zugang hat, sollte ein vernünftiges Rollen- und Freigabekonzept beachten. Typisch ist eine Konstellation, in der die Buchhaltung Überweisungen vorbereiten kann, aber die Geschäftsführung freigeben muss. Außerdem gehören eine ordentliche Zwei-Faktor-Authentifizierung und idealerweise auch eine getrennte Anmeldung pro Nutzer dazu. Das klingt selbstverständlich, ist aber in der Praxis bei vielen kleinen Unternehmen noch lückenhaft, was unter anderem zu vermeidbaren Betrugsfällen führt.
Wechsel ist einfacher als gedacht
Viele Unternehmer scheuen den Bankwechsel, weil sie an alte Lastschriften, Daueraufträge und Kundennummern denken. Tatsächlich ist der Wechsel heute über den gesetzlichen Kontowechselservice deutlich einfacher als noch vor zehn Jahren. Die meisten Anbieter übernehmen alle laufenden Aufträge automatisch und informieren bestehende Lastschrift-Partner. Wer mit dem aktuellen Anbieter nicht zufrieden ist, sollte sich von der Angst vor Aufwand nicht abhalten lassen. Oft amortisiert sich der Wechsel innerhalb weniger Monate über günstigere Konditionen oder bessere Schnittstellen.